REPUBLIKA.CO.ID, JAKARTA -- Dalam sebuah pertemuan, boleh jadi tidak semua audiens bisa fokus. Saat rapat bisa saja masih ada obrolan-obrolan ringan kanan-kiri tentang topik yang berbeda dari rapat. Bahkan mungkin ada yang lupa untuk membaca agenda rapat, duduk dengan cemas karena terburu-buru, dan melupakan notepad mereka.
Pembawa acara sekaligus pengusaha Amerika Serikat (AS), Oprah Winfrey, kerap memulai setiap pertemuan dengan tiga pertanyaan yang sama. Alasannya adalah untuk membuat semua orang terlibat dan menetapkan niat yang jelas. "Apa niat kami untuk pertemuan ini? Apa yang penting? Apa masalahnya?" begitu pertanyaan yang biasa dilontarkan Oprah sebelum rapat.
Brendon Burchard, penulis High Performance Habits: How Extraordinary People Become That Way, mengatakan Oprah memulai setiap pertemuan dengan pertanyaan-pertanyaan itu karena orang berkinerja tinggi memang terbiasa mencari kejelasan. Kejelasan bukan sesuatu yang berkinerja tinggi tetapi itu adalah sesuatu yang mereka cari.
Itu sebabnya mereka secara konsisten orang bertanya pada diri sendiri terkait empat hal berikut:
Diri: Bagaimana Anda ingin menggambarkan diri ideal Anda?
Keterampilan: Apa yang ingin Anda kembangkan dan tunjukkan?
Sosial: Bagaimana Anda ingin berperilaku sosial?
Layanan: Layanan apa yang ingin Anda sediakan?
Menanyakan pertanyaan-pertanyaan tersebut pada diri sendiri dapat membantu untuk fokus kembali. Demikian juga mengajukan pertanyaan untuk memulai rapat bisa membantu peserta untuk fokus kembali.
Di AS, orang Amerika menghadiri 11 juta pertemuan bisnis formal setiap hari. Itu berarti bahwa setiap pertemuan lebih baik menjadi penting. agenda rapat harus jelas dan sederhana. "Pilih tanggal untuk peluncuran kampanye, misalnya. Tidak boleh ada 'rekap', review, atau 'diskusikan'," kata Burchard dilansir The Ladders.
Mengikuti agenda terperinci dan mulai rapat tepat waktu dapat mengurangi waktu rapat hingga 80 persen. Itu penting mengingat waktu yang dihabiskan karyawan dalam rapat telah meningkat sekitar 10 persen setiap tahun sejak 2000. Artinya rata-rata durasi rapat adalah antara 31 hingga 60 menit.
Meskipun 47 persen orang Amerika menganggap terlalu banyak rapat sebagai pemborosan waktu terbesar, rapat mungkin diperlukan untuk memajukan proyek atau organisasi. Asalkan rapat konstruktif dan disengaja. Jika tidak, hanya terjadi buang-buang waktu, tenaga dan biaya. Dengan tiga pertanyaan Oprah, rapat perusahaan bisa menghasilkan keputusan yang dibuat secara efisien.
Ikuti Whatsapp Channel Republika